入国管理局のホームページには、提出すべき必要書類の一覧が書いてあります。この中に、「理由書」を必要とする在留資格があります。入国管理局が「理由書」を必要としている場合は限定的です。ですが実際のところ、必要とされていなくても提出したほうがいい場合があります。
そもそも、「理由書」を作る目的の一つとして、申請内容を整然として入管の審査官に審査をスムーズに行ってもらうためということが挙げられます。「理由書」を作ることで、提出した資料の関係性や事実との関連付けを説明します。そうすることで、本来であれば疑いが持たれるような事実も整然と立証することができます。
在留資格では、「在留資格該当性」と「相当性」というものが判断の基準とされます。
つまり、この２点について入国管理局の担当官が見た時に、「大丈夫だ」と思ってもらう必要があるということです。このように思われるような理由書を作る必要があるということですね。
在留資格該当性は在留資格ごとに違ってきます。そして、それに関する相当性については入管法や関係規則等の理解が欠かせません。つまり、理由書を作る前提として、入管法や関係規則等の知識や理解が必要になってきます。
そもそも、理由書を作ることは誰にでもできます。ただ、少しでも許可に近づく理由書を作るためには、少なくともこれらの知識や理解が必要不可欠だということです。理由書の内容は、その外国人の事情によってそれぞれ異なってくるため、必ずこれを書けば大丈夫だというものは存在しません。
理由書を作成することでビザの許可（交付）にまた一歩近づくことができるはずです。
理由書作成の注意点として以下の２点が挙げられます。
これらはビザ申請の全体を通しても当てはまります。
- 虚偽の事実を書かない
- 不利な事実を隠さない
虚偽の事実を書いたとしても、結果としてそれは発覚するので損をしてしまうだけです。仮に１回目の申請の時に運よく許可（交付）されても、更新の時にはどうなるかはわかりません。また、不利な事実を隠さずにありのままの事実を伝えることは、前向きな方向に進むことが多いのです。
例えば、法令違反をしてしまっていた場合を考えてみましょう。不利になってしまうと思って、その事実を隠したとしたらそれが発覚してしまい、不許可（不交付）となる可能性が高いでしょう。ですが、その事実を伝え、更には真摯な反省の意思を伝えることで、いい結果がでることもあります。
この場合、ただ単純に事実を伝えるだけではなく、その法令違反をしてしまった状況・経緯・反省の意思などをしっかりと伝える必要があることには注意が必要です。
